La qualità dei processi aziendali è un valore imprescindibile per le piccole e medie imprese che vogliono raggiungere standard internazionali e quindi una migliore reputazione agli occhi di clienti ed enti pubblici. La qualità è anche una corretta gestione dei dati come prevista dal regolamento europeo per la tutela dei dati personali (GDPR) e da numerosi standard internazionali (es. famiglia ISO 27000). Eppure gli investimenti economici richiesti comportano per le piccole e giovani realtà un ostacolo al raggiungimento della qualità, e quindi un distacco competitivo dalle realtà più mature che invece compiono questi investimenti per consolidare e gestire i rischi in maniera strutturata e organizzata. Inoltre, la qualità dovrebbe essere percepita come una guida e per quanto necessarie le consulenze esterne, l'expertise dovrebbe rimanere interna all’azienda ed essere interiorizzata da tutti i dipendenti.

Queste sono alcune delle riflessioni che hanno portato allo sviluppo di SmartISO, una soluzione che, come suggerisce il nome, ambisce a rendere più efficaci gli standard qualitativi nelle aziende.

Il contesto

L’idea nasce, come spesso accade, da un’esigenza interna: gestire meglio le commesse.

In ambito software i requisiti sono di difficile definizione. Spesso le software house ritengono che questa difficoltà sia da attribuire unicamente ai clienti ma nella realtà dei fatti ci si accorge ben presto che la raccolta dei requisiti è necessariamente approssimata all’inizio del progetto per poi subire numerose revisioni: è fisiologico.

È anche vero però che la prima necessità dei clienti è sapere “quanto costa” il progetto prima ancora di aver compreso a fondo tutti i requisiti. Alla valutazione economica tuttavia non contribuiscono solo i requisiti ma molte altre variabili: le competenze e la formazione del personale, gli stipendi, i fornitori, l'alternanza dei progetti, l’occupazione delle risorse sui diversi progetti. Infine è necessario che la valutazione economica sia compatibile con la capacità di spesa del cliente.

Come si genera quindi una proposta economica competitiva? Con un mix di esperienza, asset aziendali costruiti nel tempo ma soprattutto tanta organizzazione e processi, in altri termini qualità.

Le origini di SmartISO

Il primo passo che abbiamo fatto per aumentare il nostro livello qualitativo è stato studiare gli standard e ricercare e sperimentare strumenti già reperibili sul mercato. Ci siamo accorti presto che la maggior parte di essi era progettata per grandi aziende, orientati a gruppi di lavoro composti da numerosi sviluppatori e da progetti di lunga durata. Queste soluzioni non incontravano perfettamente il nostro contesto e i nostri bisogni che presumiamo rappresentativi di quelli di buona parte delle PMI.

A questo punto le strade che si delineavano davanti a noi erano due: adeguare le nostre modalità di lavoro agli strumenti delle grandi aziende o sviluppare una soluzione ad hoc per noi e per tutte le PMI. Come avrete capito abbiamo scelto la seconda strada e abbiamo iniziato a dare vita alle nostre idee modificando i nostri processi e sviluppando software per supportarli al fine di raggiungere un buon trade-off tra extra effort richiesto agli sviluppatori e controllo.

Come si lavora con SmartISO

SmartISO è un mix di componenti software e processi che coinvolge tutte le fasi di gestione dei progetti.

Tutti i clienti vengono censiti all’interno della piattaforma e per ogni cliente vengono censiti uno o più progetti. I progetti vengono gestiti attraverso diverse iniziative che rappresentano le unità minime di lavoro per SmartISO.

La prima fase è quella dell’analisi che prevede: meeting, raccolta dei requisiti, definizione dei wireframe e delle interfacce software (es. REST API, MQTT, ecc), progettazione di alto livello e la definizione dei team di sviluppo e dei responsabili (interni e del cliente). In questa fase vengono valutati anche i tipi di dati, gli stakeholder e i rischi relativi al mancato raggiungimento dei requisiti con possibili azioni di mitigamento e/o risoluzione. A partire da queste informazioni e grazie a un modello di valutazione dei costi che considera stipendi e competenze individuali, l’ufficio tecnico è così in grado di calcolare delle stime economiche. Da queste stime i responsabili dell’area commerciale possono redigere l’offerta economica e sempre tramite SmartISO gestirne l’accettazione da parte del cliente, considerando anche i vari piani di manutenzione personalizzati concordati.

Segue la fase di sviluppo, in cui si definisce la progettazione di basso livello, vengono raffinati i requisiti, poi trasformati in attività operative e si revisiona il budget allocato. In questa fase, SmartISO viene integrato con gli strumenti tipici dello sviluppo software, in grado di assegnare e monitorare lo svolgimento delle attività.
La soluzione consente ai project manager di monitorare lo stato di avanzamento dell’iniziativa attraverso indici di project management (es. SPI, CPI, EAC, VAC).
Terminata la fase di sviluppo, il software realizzato può essere monitorato attraverso scansioni delle vulnerabilità e strumenti di gestione dei ticket.

SmartISO è anche in grado di generare automaticamente codice sorgente e documentazione tecnica, migliorando la comunicazione formale tra gli sviluppatori e riducendo i costi di integrazione tra le componenti software. Infine, SmartISO include una sezione dedicata agli aspetti organizzativi, offrendo la possibilità di modellare elementi trasversali alla compliance, come ad esempio le checklist di controllo e i piani di disaster recovery.

Gli ambiti di applicazione di SmartISO

SmartISO è una soluzione versatile per la gestione di progetti in diversi contesti. Utilizzando un approccio organizzato, ma flessibile, insieme agli strumenti informatici di supporto offerti da SmartISO, è possibile gestire efficacemente progetti di varia natura.
Ciò consente di raggiungere facilmente adeguati livelli qualitativi e le evidenze che consentono un più facile accesso alle certificazioni degli standard.

Il futuro per SmartISO

SmartISO è una soluzione dinamica in costante evoluzione che fornisce un modo efficiente per raggiungere adeguati livelli di qualità senza eccessivi sforzi. Questo strumento ha dimostrato che un controllo adeguato e l’adozione di standard internazionali non solo sono desiderabili, ma fungono da stimolo per il personale e incoraggiano iniziative di miglioramento.

Il progetto è stato realizzato grazie ai fondi del bando Tech Fast Lombardia e continua a essere in sviluppo con l’obiettivo di continuare a supportare le evoluzioni di GFM e delle PMI attraverso nuove funzionalità.